ActiveData überzeugt mit zahlreichen einzigartigen und durchdachten Analysefeatures. Auf dieser Grundlage hat es sich in einer vertrauten Excel-Umgebung innerhalb kürzester Zeit zur Standard-Auditsoftware für kaufmännische Prüferinnen und Prüfer entwickelt.
Analysieren Sie bereits oder überlegen Sie noch? ActiveData ermöglicht mit seinem intuitiven Nutzungskonzept in vertrauter Excel-Umgebung, besten Analysefunktionen und beispiellos günstigen Konditionen (einmalig 299 Euro netto/Einzellizenz zzgl. USt.) ausnahmslos allen Prüferinnen und Prüfern die erfolgreiche Anwendung digitaler Audit-Techniken.
Zahlreiche Analyse-App's, z.B. zur Online-Verprobung von Umsatzsteuer-ID's bis hin zu kompletten Journal Entry Tests (JET), die Sie bei alternativen Anbietern für hohe Lizenzgebühren erwerben müssen, sind entweder im Standard-Funktionsumfang von ActiveData enthalten oder werden im Rahmen des Nutzer-Supports als Odenthal-ActiveData-ToolBox bereitgestellt.
Der gesamte Revisionsbereich profitiert von von der Leistungsfähigkeit innovativer ActiveData-Funktionen, die den Anwendern einen einfachen Zugang zu bisher verschlossenen Prüfungsmethoden eröffnen. Praktische Erfahrungen zeigen, dass sich die Effizienz und Qualität der Revisionsarbeit nachhaltig verbessern. Neben der Prüfung profitieren daher auch viele weitere datenaffine Unternehmensbereiche, im Rechnungswesen, Controlling, Risikomanagement sowie der betrieblichen Betrugsbekämpfung von dem Einsatz.
Direktzugriff auf Excel- und Textdateien sowie auf viele weitere Datenformate
Tiefgehende Analysen und umfassende Statistiken
Gruppierungen, wertmäßige Schichtungen und Klassifizierungen
Musteranalysen, Verteilungsstrukturen, Benford und weitere Aufbereitungen
Ausnahmetests und Abweichungsanalysen anhand komplexer Kriterien
Vielfältige Berechnungen, bedingte Kalkulationen und Kennzahlen
Erkennen von Lücken und Duplikaten mit intelligenter Fuzzy-Technologie
Innovatives Verbinden und Abgleichen von Tabellen
Diverse Stichprobenverfahren z.B. für IKS- und wertebasierte Tests (MUS)
Vielfältiger Schutz von Ausgangstabellen zur Sicherung von Revisionsanforderungen
Umfangreiche automatisierte Protokollierungen aller Analysehandlungen (Prüfpfad)
Leistungsfähige Entwicklungsumgebung zur Automatisierung komplexer Prüfschritte
Integration der Odenthal-ActiveData Toolbox für Supportnutzer
ActiveData-Sprachversionen – Welche Sprachversionen gibt es?
ActiveData verfügt über folgende Sprachversionen: englisch, deutsch, französisch, japanisch. Die deutschsprachige Version ist gleichzeitig englischsprachig und lässt sich unter der ActiveData-Hilfe → Optionen → Fehlerbehebung einfach umstellen.
Hardware-Voraussetzungen
Im Prinzip keine. ActiveData kann überall dort installiert werden, wo MS Office installiert ist.
Software-Voraussetzungen
ActiveData lässt sich in alle gängigen Versionen von Microsoft Excel integrieren: Aktuell sind das: Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Office 365/M365 (32- oder 64-bit-Versionen).
ActiveData für Excel – technisch gesehen
ActiveData für Excel ist ein MS Excel-COM AddIn. Es erweitert die MS Excel-Standardfunktionalitäten um mehr als hundert spezielle, prüfungsbezogene Analysefunktionalitäten und ist direkt in das Excel-Menüband integriert. ActiveData befindet sich immer rechts neben dem Reiter "Daten".
Was muss man bei der Nutzung von MS Excel beachten?
In MS Excel ist Verarbeitungsmöglichkeit auf ca. 1 Mio. Datensätzen begrenzt.
Größenangaben im Detail pro Tabellenblatt: Tabellenblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten (A bis XFD), gleichbedeutend mit 17.179.869.184 gefüllten Zellen
Dateigröße max. 1,35 GB
Sollte die zu importierende Tabelle mehr als 100.000 Zeilen beinhalten, wird das Speichern im Format Excel Binärarbeitsmappe (xlsb) empfohlen. Dadurch lässt sich die Dateigröße in MB wesentlich reduzieren. Inhaltlich erfolgen keine Einschränkungen.
Für den Fall, dass die Tabelle die genannten Maximalgrößen überschreiten sollte, sollten Datenexporte als Extrakt vorgenommen werden (z. B. Extrakt nur bestimmter Buchungskreise, Konten oder Belegarten aus dem abgebenden System). Alternativ können auch Extrakte mit ActiveData for Office/SQL oder anderen Prüfsoftware- bzw. Importtools gebildet werden. Bei ActiveData for Office/SQL handelt es sich um eine englischsprachige Desktop-Anwendung mit vergleichbarem Funktionsumfang wie ActiveData für Excel sowie der Möglichkeit, Importe unbegrenzter Größe vornehmen zu können.
Zu beachten ist weiterhin, dass die Daten in MS Excel veränderbar sind. Zelleinträge lassen sich editieren, soweit kein Blatt- oder Zellschutz aktiviert wurde. Dieses ist vergleichbar zu anderen Prüfsoftware-Anwendungen. Einzelne Prüfungsschritte werden in ActiveData umfassend durch verschiedene Techniken, u.a. in einem AuditLog protokolliert (Audit-Trail).
Grundsätzliches zur Installation von ActiveData für Excel
Die Installation von ActiveData für Excel erfolgt immer auf Basis der aktuellen Testversion. Dabei handelt es sich um eine 30tägige Vollversion. Sie kann aus dem Download-Bereich werden.
Eine Angabe personenbezogener Daten ist nicht erforderlich.
Für die Installation der Testversion werden lokale Administratorrechte benötigt. Ein Installationsassistent unterstützt die Installationsschritte.
Nach dem Lizenzkauf und der Installation der ActiveData-Testversion erfolgt die Freischaltung der Vollversion über einen Registrierungsschlüssel (siehe ActiveData → Hilfe → Registrieren).
Installation auf einem Terminalserver
ActiveData unterstützt Remote Desktop Connection, Terminal Server- und Citrix Server-Verbindungen. Der zugehörige Installationsleitfaden kann per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com.
Nutzung von ActiveData auf virtuellen Servern
Der Einsatz von ActiveData in virtuellen Umgebungen ist möglich. Der zugehörige Installationsleitfaden kann per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com.
Installation mittels Verteilsoftware
Eine Installation mittels Verteilsoftware ist möglich. Der zugehörige Installationsleitfaden kann per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com.
Kommunikation mit Datenbanken oder anderen Prüfsoftware-Anwendungen (ODBC)
ActiveData unterstützt ODBC-Anbindungen. Unterstützung: supportde@informationactive.com.
Lizenzmodell
ActiveData-Lizenzen sind Named User-Lizenzen. Das bedeutet, dass eine Lizenz einer bestimmten natürlichen Person zugewiesen ist. Aus datenschutzrechtlichen Gründen speichert InformationActive Inc. lediglich die Kontaktdaten des Käufers einer Lizenz bzw. Supportnehmers (Ansprechpartnerdaten). Eine Lizenznummer kann mehrere Lizenzen umfassen. Zu dieser Lizenznummer werden die Geräte-IDs der Nutzer gespeichert.
Lizenzinformationen können auf der Kundenplattform von InformationActive Inc. eingesehen werden: informationactive.com/de (Login-Bereich). Die Zugangsdaten werden im Lauf des Lizenzkaufs per E-Mail zur Verfügung gestellt.
Die private kostenfreie Nutzung von ActiveData ist in Ergänzung zur gewerblichen Nutzung möglich.
Kauf von ActiveData-Lizenzen
Der Kauf von ActiveData-Lizenzen erfolgt über den Bereich Bestellen.
Hier sind verschiedene Produkt- und Supportalternativen incl. Rabattstaffel gelistet. Die Bezahlung erfolgt per Kreditkarte oder Paypal über die sichere Bezahlplattform von InformationActive Inc. Sie erhalten eine kanadische Rechnung in Euro.
Die Ausstellung einer deutschen Rechnung sowie die Bezahlung per SEPA-Überweisung sind möglich. Informationen dazu können per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com
Im Anschluss an einen Lizenzkauf erhält der Käufer eine Kundennummer und einen Lizenzschlüssel für die zugehörige ActiveData-Version. Diese Informationen werden für die anschließende Registrierung der Vollversion benötigt.
Support-Varianten
Der Support für ActiveData für Excel ist optional wählbar. Er beinhaltet das Recht auf sämtliche Updates sowie den deutschsprachigen Anwendersupport im gewählten Zeitraum sowie das Nutzungsrecht der Odenthal-ActiveData-ToolBox (u.a. Tax Compliance, IBAN-Verprobung, UStID-Online-Verprobung, Journal Entry Test und viele weitere) für die deutschsprachige ActiveData-Plattform. Derzeit stehen ein einjähriger, ein zweijähriger oder ein dreijähriger Supportzeitraum zur Auswahl.
Den Support wählen Sie im Bereich Bestellen aus.
Hier sind verschiedene Produkt- und Supportalternativen gelistet. Die Bezahlung erfolgt per Kreditkarte oder Paypal über die sichere Bezahlplattform von InformationActive Inc.
Sie erhalten eine kanadische Rechnung in Euro.
Die Ausstellung einer deutschen Rechnung sowie die Bezahlung per SEPA-Überweisung sind möglich. Informationen dazu können per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com
Rabatte auf Standardlizenzpreis
Auf der deutschsprachigen Herstellerseite von InformationActive Inc. kann im Bereich "Bestellen" die aktuell gültige Rabattstaffel eingesehen werden.
Es werden Sonderpreise für Regierungs-, Non-profit- und Bildungsorganisationen angeboten.
Ablauf der Registrierung
Die ActiveData-Vollversion wird auf Basis der installierten Testversion mittels eines Registrierungsschlüssels aktiviert. Dazu muss ein Schlüssel angefordert werden. Dies ist über den Menüpunkt
ActiveData-Hilfe möglich: Hilfe → Registrieren → Schlüssel erhalten
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kann unter Schritt 2 "Registrierungsschlüssel erhalten" mittels einer E-Mail an supportde@informationactive.com ein Schlüssel angefordert werden.
Sobald der Schlüssel zugesandt wird, kann er kopiert und in das Eingabefeld neben der Schaltfläche "Registrieren" eingefügt werden. Er hat eine zeitlich beschränkte Gültigkeit.
Datenimporte in ActiveData
Datenimporte erfolgen mit den MS Excel-Standardfunktionalitäten und nicht mit ActiveData für Excel (außer ODBC-Kommunikation). Ein Import wird über "Datei öffnen" (Alle Dateien anzeigen) vorgenommen. In Abhängigkeit vom Format der Quelldatei führt der Excel-Import-Assistent durch die Importschritte. Es können alle gängigen Dateiformate importiert werden (insbesondere xls, txt, csv sowie Access-Datenbanken).
Import von PDF-Dokumenten?
ActiveData kann keine PDF- oder eingescannten Dokumente verarbeiten. Dazu sind separate Tools (z.B. Import Wizard) erforderlich, die PDF-Formate lesen können. Voraussetzung ist, dass die Dokumente indexiert oder zuvor von Texterkennungssoftware (OCR) aufbereitet wurden.
ODBC-Kommunikation
ActiveData kann mit MS SQL Server, Oracle, DB2, MySQL, ACE (ACCDB / XLSX) und JET (MDB / XLS) kommunizieren. Dazu können entweder die MS Excel-Standardfunktionalitäten (Daten → Daten abrufen) oder die ActiveData-Kommunikationsanbindung (Import → ODBC-Tabellen) genutzt werden.
Der Leitfaden "ActiveData – ODBC-Verbindungen" zur Einrichtung einer ODBC-Anbindung über ActiveData kann per E-Mail angefordert werden (supportde@informationactive.com).
Import von ACL- und IDEA-Tabellen
Tabellen aus ACL- und IDEA-Projekten können direkt mittels ODBC-Technik nach ActiveData übernommen und dort sofort ausgewertet werden. Für IDEA steht darüber hinaus eine direkte Verknüpfung in das aktuelle IDEA-Projekt (mit Aufruf des IDEA-Projektexplorers) via ActiveData-Skript zur Verfügung.
Formatprüfung von Importergebnissen
Eine Formatprüfung von Importergebnissen in ActiveData ist über die Funktion Spalten → Spalteneigenschaften möglich. Hier werden in übersichtlicher Form die Formate aller Spalten angezeigt und eventuelle Warnungen und Fehler in der Kommentarzeile ausgegeben.
Nachträgliche Formatänderungen
Sollten im Anschluss an einen Datenimport Formatänderungen notwendig sein (beispielsweise zu Korrekturzwecken oder aufgrund prüferischer Notwendigkeit), können diese über die Funktion
Zellen → Ausgewählte Zellen konvertieren
vorgenommen werden. Hier steht eine Vielzahl an Möglichkeiten zum Wechsel von Formaten zur Verfügung. Ergänzend können beispielsweise führende und/oder nachfolgende Leerzeichen entfernt werden.
Datenaufbereitungen – MS Excel Formatvorlagen und Filter
Nach einem Datenimport in MS Excel sollte für die weitere Analyse in ActiveData auf MS Formatvorlagen und das Setzen von Filtern grundsätzlich verzichtet werden. Diese Voreinstellungen können u. a. das Verbinden von Tabellenblättern verhindern.
Aktivierung und Beauskunftung des AuditLogs
Die Aktivierung des AuditLogs erfolgt unter der ActiveData-Hilfe: Hilfe → Optionen → Allgemein → LogDatei erzeugen Nach Aktivierung wird das AuditLog wird als Textdatei geführt. Sämtliche Funktionsaufrufe über ActiveData werden protokolliert. Ein Abruf ist unter demselben Menüpunkt über die Schaltfläche Ansicht möglich. Alternativer Aufruf: Werkzeuge → LogDatei
Umstellung der Sprachversion von Deutsch auf Englisch (bzw. umgekehrt)?
Die Umstellung der Sprachversion erfolgt unter der ActiveData-Hilfe: Hilfe → Optionen → Fehlerbehebung → Sprache (DE = German; EN = English)
Aktivierung der automatischen Blattsortierung
Die Aktivierung der automatischen Blattsortierung erfolgt unter der ActiveData-Hilfe: Hilfe → Optionen → Allgemein → Blattsortierung mit Doppelklick auf Spaltennamen
Funktion "Tage Differenz zwischen und " - Fehlermeldung.
Nach einem Office-Update ist es in seltenen Fällen möglich, dass innerhalb von ActiveData die sogenannten Automatikfunktionen für Datumsberechnungen deaktiviert werden. Eine erneute Aktivierung kann unter der ActiveData-Hilfe vorgenommen werden: Hilfe → Optionen → Fehlerbehebung → Autom. Funktionen aktivieren. Nach einem Excel-Neustart stehen die Datumsfunktionalitäten wieder zur Verfügung.
Tabellenverbindungen – Unvollständige Ergebnisse - Gründe
Tabellenverbindungen über die ActiveData-Funktion können unvollständig sein, wenn innerhalb der Spalte, die als Schlüsselfeld angegeben wurde (Zeilen über diese Spalte verbinden), numerische Werte in Textzellen vorhanden sind. Diese sind an grünen Dreiecken (Excel-Fehlerhinweis) zu erkennen.
Um dieses Problem zu lösen, gibt es zwei Möglichkeiten. Unter den MS Excel-Optionen kann die Formelprüfung ausgeschaltet werden. Pfad: Datei → Optionen → Formeln → Regeln für Fehlerprüfung → Zahlen, die als Text formatiert sind oder denen ein Apostroph vorangestellt wird (deaktivieren)
Alternativ können in ActiveData die betroffenen Spalten aus beiden Tabellen in ein durchgängiges Textformat durch das Voranstellen eines Unterstrichs umgewandelt werden. Zellen → Ausgewählte Zellen füllen → Festwerte, mit Text füllen (Unterstrich), Präfixzellen
Tabellenverbindungen. Fehlermeldung "Die Sort-Methode des Range-Objektes konnte nicht ausgeführt werden."
Diese Fehlermeldung tritt auf, wenn vorab die Tabelle mit MS Excel-Standardfunktionalitäten (Tabellen-Formatvorlagen) automatisch formatiert und Filter gesetzt wurden. Bei Datenanalysen mit ActiveData sollte grundsätzlich die Filterfunktion deaktiviert sein.
